Nella frenetica vita di un docente possono presentarsi diverse evenienze, più o meno piacevoli a seconda dei casi. Tra queste c’è certamente la possibilità che i propri alunni chiedano di essere accompagnati in un viaggio di istruzione, per una sola giornata o per più giorni, in Italia o all’estero. Alcuni, di fronte alla richiesta, sono piuttosto titubanti: da un lato c’è chi teme sia una responsabilità troppo pesante, dall’altro si potrebbe pensare che il processo dietro all’organizzazione di un’esperienza simile sia troppo complesso. In realtà, con i consigli di Primatour, se siete dei professori in partenza riuscirete a cavarvela alla grande: ecco dunque tutto quello che c’è da sapere per partire senza stress.
Come organizzare il viaggio scolastico
Preparare l’itinerario è certamente uno degli aspetti più complessi in questo senso, ma non dovrebbe essere una particolare fonte di preoccupazione. Il primo passo per organizzare un viaggio scolastico senza stress è iniziare la pianificazione con largo anticipo: questa strategia permetterà di gestire al meglio tutte le variabili coinvolte, come la scelta della destinazione, la prenotazione dei trasporti e degli alloggi, e la comunicazione con i genitori. Una pianificazione anticipata consente anche di distribuire il carico di lavoro su un periodo più lungo, riducendo in questo modo la pressione dell'ultimo minuto.
Di norma, i viaggi di istruzione sono strettamente legati al programma scolastico che la classe (o le classi, in caso di gruppi più numerosi) sta seguendo. Per esempio, visto che in prima superiore spesso si affronta la storia greca e latina un’ottima idea può essere la scelta di una visita presso antiche rovine (Roma è in questo senso un classico intramontabile). Poiché tra la quarta e la quinta si affrontano i Promessi Sposi di Alessandro Manzoni si potrebbe pensare di accompagnare gli studenti nei luoghi cari al poeta: su Primatour, tra l’altro, abbiamo a vostra disposizione un itinerario dedicato!
Infine, e non meno importante, è cruciale affidarsi solo ed esclusivamente a tour operator come il nostro che programmano il tour acquistando con largo anticipo i posti per i viaggi che porteranno docenti e ragazzi a destinazione (compresi dunque i biglietti di treni, aerei e crociere).
Il coinvolgimento degli studenti
Includere gli studenti nel processo di pianificazione del viaggio può essere un modo efficace per aumentare ulteriormente il loro interesse e la loro partecipazione. Chiedere ai ragazzi di contribuire alla scelta delle attività o delle attrazioni da visitare non solo li rende più entusiasti, ma aiuta anche a far emergere preferenze o bisogni specifici che potrebbero non essere stati considerati in prima battuta. Se parteciperanno in maniera attiva, inoltre, questo contribuirà enormemente alla loro responsabilizzazione.
In alcuni casi, i ragazzi possono votare in assemblea le loro preferenze per la meta finale, per quanto la decisione finale di fatto spetterà al docente e alla scuola (questo accade piuttosto spesso), per motivi di budget o per altre necessità contingenti.
Il rapporto con il collegio docenti
Molto spesso gli studenti possono scegliere i loro accompagnatori solo in base ad una rosa di nomi che sono stati selezionati in sede di collegio docenti. Si tratta della cosiddetta commissione viaggi, che verrà dunque scelta di comune accordo tra i vari insegnanti con i quali (si spera!) si sarà riusciti ad instaurare nel corso degli anni di lavoro un rapporto di fiducia assoluta.
Una volta identificato il docente accompagnatore per una determinata esperienza, quest’ultimo si farà carico di tutti i dettagli organizzativi e burocratici del caso, per i quali conviene essere preparati, per esempio, con il supporto di un’agenda o di un file Excel dove saranno tracciati tutti i dati e le informazioni necessarie.
Il docente che accompagna i ragazzi in viaggio dovrà chiedere i preventivi all’agenzia, illustrarli al preside, agli altri colleghi ed eventualmente agli studenti, completare tutte le pratiche relative alle autorizzazioni da parte dei genitori e in generale tutte le scartoffie necessarie per partire in tranquillità. Si ricordi che è anche fondamentale affidarsi a chi, come Primatour, è abilitato a gestire tutte le pratiche sulla piattaforma Mepa, lo spazio digitale usato dalla Pubblica Amministrazione per fare acquisti dalle aziende.
Burocrazia? Niente panico!
Assicuriamoci sempre che tutti i documenti necessari, come le autorizzazioni dei genitori, le assicurazioni e le eventuali certificazioni mediche, siano raccolti e archiviati con cura. È davvero molto utile avere copie digitali di tutti i documenti importanti accessibili durante il viaggio e tenerle sia su un dispositivo come un laptop o una chiavetta sia in cloud. Inoltre, informarsi in anticipo su eventuali requisiti speciali per la destinazione scelta, come visti o vaccinazioni, è essenziale per evitare problemi dell'ultimo minuto che potrebbero rovinare l’esperienza sia al docente sia ad un malcapitato studente di turno.
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